¿Qué es un Workflow? Las claves para automatizar tu campaña de Marketing

Que el Marketing Automation cada vez va a más es algo que ya sabemos, ¿verdad? Una función del Marketing bastante agradecida con las empresas, que suele ser una vía recurrente para obtener resultados rápidos. Para hablar de Marketing Automation, hay que detenerse en una categoría reina de la disciplina: los workflows.

Un workflow o flujo de trabajo es un conjunto de acciones de marketing automatizadas que se activan dependiendo de las reglas que fijes. Estas acciones son, en su gran parte, emails automatizados con objetivos claros: formularios para registrarse, solicitudes de llamadas, incitación a la compra o procesos de Lead Nurturing. El objetivo es proveer al usuario de una experiencia más completa y personalizada dependiendo de su situación o de sus acciones recientes.

Por qué crear un Workflow

Las empresas apuestan por el Marketing Automation y por este tipo de campañas porque son un canal agradecido y agraciado, que facilita los procesos de vent:

Optimiza tiempo y recursos

La principal ventaja y razón por la que las empresas optan por los Workflows es la eficiencia. En el momento se activa una campaña, esta se reproduce de forma automática a los usuarios que cumplen con la segmentación y las regals de activación. En el Workflow están las principales ventajas de lo que supone automatizar el marketing en sí, puesto que es la acción por excelencia del Marketing Automation. No existe estrategia de Marketing Automatizado que no contemple esta acción como buen recurso.

Ofrece experiencias personalizadas

El Workflow es uno de los pilares de las buenas prácticas en Customer Experience. Estos se activan cada vez que un usuario ejecuta una acción o cumple unas condiciones extraídas de su información y su interacción, por lo que conducen al usuario por un Journey adaptado a su situación. Sea el tipo de campaña que sea, el usuario recibirá información y contenidos adaptados a su relación con la empresa, y le proporciona el acompañamiento que necesita durante su relación con la empresa. Una opción segura dónde la empresa sabe responder a su situación y necesidades. Y al final de esto se trata la experiencia del cliente, ¿no?

Ayudan a cualificar al lead

Los Workflows pueden ser un buen recurso para sacar información del lead, especialmente en campañas para el usuario que acaba de registrarse y no tenemos información. Esto puede ser útil por dos razones: porque podemos dirigir al usuario a recursos descargables donde podemos pedirle información que no tengamos y que puede ser relevante, y porque nos estará diciendo con su interacción con los emails qué contenido le interesa y qué no. Gracias a esa información conseguirás personalizar mejor tus campañas a futuro y mejorar la experiencia de cliente.

Por otro lado, testear qué engagement generan tus contenidos te ayudará a ofrecer mejor calidad y más interés en el futuro. Un win-win.

Cómo crear tu campaña automatizada

Una vez analizadas las causas de por qué hacer un Workflow, es momento de explicar cómo crear una. ¡No te lo pierdas!

Fija el objetivo

¿Qué queremos de este Workflow? Esa es la primera pregunta que debes hacerte. Al igual que no puedes salir de viaje sin saber tu destino, no puedes hacer una acción sin tu objetivo. Después fijas las reglas que quieres y al tipo de contacto, pero primero es momento de fijar tu objetivo, pero no olvides el para qué. Mejorar la conversión de inscrito a cliente, reducir la tasa de inactivos o recuperar compras caídas son ejemplos de objetivos por los que creamos una campaña de este tipo, pero hay más.

Establece las reglas

Para que el Workflow funcione hay que fijar las reglas de activación. Las condiciones pueden ser de muchos tipos: inscripción en la base de datos, registros, interacción con alguna página clave, asistencia a un evento, inactividad o cumplir unos requisitos. El mejor consejo que te puedo dar es estudiar los datos y apoyarte en todo equipo que tenga algún dato e información sobre un segmento que debas explotar con una campaña de automatización. Además, fijar las reglas es a su vez fijar a quién quieres contactar. Piensa en el Buyer Persona que va a recibir esta campaña y ponte manos a la obra.

Establece los principales touch point

Cada Workflow tiene unas reglas de entrada únicas, pero debe tener más de un itinerario de salida. Es importante dibujar la campaña poniéndonos en cada caso, y pensando opciones para cada opción: qué pasa si el cliente interactúa con el contenido, si no muestra interés, si se queda a punto de nuestro objetivo o, directamente, si no abre y queremos que lo haga. Este último, para estar sobre aviso, será el escenario más probable, así que prepáralo. Será importante que estos itinerarios se definan con unos touch points, que marquen la interacción entre empresa y cliente. Una buena forma de analizar cómo ha ido flujo es señalar cuántos contactos han completado cada touch point.

Determina el contenido

El contenido con el cuál vas a contactar es lo que el contacto va a percibir de ti, por lo que es necesario que este sepa conducirle hacia tu objetivo y ayudarle a resolver sus necesidades. Estudia el contenido con tu equipo de Marketing y de Ventas, y elige el contenido idóneo para cada email. Puedes optar por recursos gratuitos, invitaciones, información sobre productos y servicios, o algún regalo con el que agasajar a tu cliente.

La importancia de un buen timing

Un error frecuente suele ser el no darle importancia a los timings de envíos del Workflow. Cada día u horas que pasen entre una acción y otra pueden cambiar el resultado, por lo que tira de tus datos y del estudio del comportamiento del cliente para que nunca haya un email que se reciba demasiado pronto… ¡ni demasiado tarde!

Analiza y optimiza, ¡esto no acaba!

Para funcionar bien, los Workflows deben estar en constante evolución. Haz un seguimiento de tus resultados, de los objetivos y de las métricas clave para cumplirlas. Encuentra los puntos fuertes y mejora aquellos donde creas que tu campaña puede no estar funcionando. Esta es la ciencia del marketing: probar, testear y evolucionar.

Cuándo puedes crear un Workflow

Puedes crear un Workflow en muchas situaciones diversas del Customer Journey. Aquí van algunos de los más frecuentes, pero no los únicos:

  • Campañas de Bienvenida: Esta es una de las más frecuentes. ¿Quién no ha recibido nunca un Email tras registrarse en una página o convertirse en miembro de una plataforma? Las empresas optan por estas campañas para acompañar al usuario desde el momento en el que este entra en su base de datos.
  • Workflows de Recuperación: Los flujos son un recurso exitoso para recuperar clientes inactivos, en riesgo de perderse, o para activar leads con poca interacción. En estas campañas es frecuente ver ofertas competitivas con el objetivo de captar la atención de los contactos que llevan tiempo sin atender a las campañas de la empresa, y así recuperarlos para futuras ocasiones. Además, muchas empresas optan en estas campañas por asuntos más agresivos y tiran de su creatividad para sorprender al usuario.
  • Lead Nurturing: El Lead Nurturing es un elemento esencial en un Workflow. Mediante contenido de este tipo, el usuario recibe la información necesaria para conseguir que avance en el embudo y de un paso más. El Nurturing suele ser un contenido creado a propósito con el objetivo de trabajar los drivers de compra y conducir al usuario hacia el objetivo: la venta.
  • Campañas para cerrar ventas: Estas son las campañas más sensibles y que requieren de una mayor precisión. Estas campañas se activan cuando el usuario está cerca de comprar, o lo ha estado, pero
  • Workflows sobre contenidos gratuitos: Atraer a través de contenidos gratuitos es una práctica muy habitual en las empresas. Ya sea mediante un descargable, un Webinar o una Newsletter, la empresa provee de contenido interesante y de valor para el lead, para mantenerse en su top of mind y poder conducirlo lentamente a que se decante por sus servicios. Esta es una práctica habitual en empresas cuyo ticket de compra es elevado y requiere de una decisión meditada.

Estos son los principales tipos de campaña que podemos mandar de forma automatizada. Una forma eficiente, rápida y sencilla de hacer marketing, que te genera resultados de forma más rápida que otros canales, y que te asegura un mayor ROI. ¿Qué te ha parecido? No te olvides de compartir tus sensaciones y, si te ha parecido interesante, compartirlo también en tus redes. ¡Te espero!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s